如何幫采購人做好采購需求編制
2025年08月29日 09:33 來源：中國政府采購報 【打印】 
編者按：采購需求的科學合理性直接關乎采購活動的成敗與效益。近年來，如何幫采購人做好采購需求編制已成為代理行業關注的焦點。在實踐中，代理機構積極探索，形成了各具特色的有效做法，與采購人攜手，共同推動采購需求編制科學化、精細化。為此，本版特設專欄，邀請業內代理機構分享實踐經驗，探討現存問題與改進方向，敬請關注。
如何幫采購人做好采購需求編制
主持人：
本報記者 馬金眈 鄭楊
嘉賓：
云之龍咨詢集團有限公司副總裁 韋明劍
中技國際招標有限公司副總經理 段艷華
北京匯誠金橋國際招標咨詢有限公司總工程師 韓 駿
湖北省招標股份有限公司副總經理 李海燕
陜西省采購招標有限責任公司副總經理 李 萍
江西國政招標咨詢有限公司總經理 朱珍珍
主持人：歡迎各位嘉賓來到今天的政府采購代理機構圓桌論壇，我們這一期的主題是“代理機構如何幫助采購人做好采購需求編制”。先請各位談談做好采購需求編制有何意義？
韋明劍：《中華人民共和國政府采購法實施條例》第十五條明確規定了編制采購需求的三個基本要求，即合規、完整、明確。作為一家專業的政府采購代理機構（以下簡稱代理機構），在收到采購人提供的采購需求或者協助采購人編制采購需求時，需要遵循法定程序，發揮專業優勢，確保采購需求合規、完整、明確、可實現，讓采購人在最短周期內，采購到最適配的貨物、工程或服務。
李海燕：采購需求分析做得好與壞直接決定了項目采購的成敗。對采購人而言，做好采購需求編制是實現“物有所值”目標的基礎。清晰的采購需求能精準匹配到最優的供應商或方案，確保采購到的產品或服務真正解決業務痛點，實現資金使用效益最大化。對采購流程而言，是提升采購效率的保障。明確的采購需求能大幅減少后續澄清、質疑和投訴，保障項目順利、高效推進，避免因需求模糊導致的流標、廢標風險。對風險管理而言，科學的采購需求是防范風險的防火墻。它能從源頭上規避排他性、傾向性條款，促進公平競爭，預防廉政風險。對市場而言，是優化營商環境的體現，能夠促進行業健康發展。科學的采購需求能引導供應商進行良性競爭，讓供應商比質量、比技術、比服務，而非僅僅拼價格。
段艷華：一方面，做好采購需求編制是為滿足采購人業務需要。它能確保最終采購到的產品、工程或服務真正符合使用要求，避免“買非所用”。另一方面，從源頭預防腐敗和糾紛。“天價采購”“虛假采購” 等問題，往往源于具有模糊性、排他性甚至量身定做的采購需求，為減少權力尋租空間，應從源頭上保障采購活動的公平、公正，從而大幅減少供應商的質疑和投訴。同時，對于供應商而言，除了能夠保障充分競爭，還能降低交易成本。他們無須花費額外精力去揣摩“采購人到底想要什么”或擔心其中是否有“貓膩”，可以更專注于提高方案質量和控制成本。
李萍：采購需求是發揮政策功能的重要抓手。以陜西來說，這里的制造業、中小企業、高?？蒲性核Y源豐富，所以在編制采購需求時，我們會更加主動貫徹落實支持創新、綠色采購、促進中小企業發展等政策，讓采購需求成為服務地方經濟發展的催化劑。
主持人：合理明確的采購需求不僅是保障采購質量與效率的基礎，也是實現“物有所值”目標、防范采購風險的關鍵。那么，在實踐中，代理機構應如何幫采購人做好采購需求編制？
李萍：想要做好采購需求的調查分析工作，項目負責人必須具備“雙吃透”能力。一是要“向上”吃透國家政策，嚴格履行《政府采購需求管理辦法》。二要“向下”穿透業務場景，堅持“5W2H”工作法（Why—為什么；What—是什么；Where—何處；When—何時；Who—誰；How—怎么做；How much—多少），深入一線與最終用戶溝通，洞察其根本業務痛點，將“業務語言”精準轉化為“采購語言”，制定科學合理、厲行節約、規范高效、權責清晰的采購需求。在具體執行中，我們建立了標準化流程，使用專業工具。比如建立標準化的需求調研與論證流程，包括市場調研、專家論證會、書面確認等環節。同時，應用SMART原則（指在制定目標時，目標應該是具體的、可衡量的、可實現的、相關的和有時間限制的原則）、功能與性能需求清單、全生命周期成本（LCC）分析、工作分解結構（WBS）等現代化管理工具，確保需求清晰、合規、可執行、可考核，從源頭上提升采購成功率與資金使用效益。
朱珍珍：通常在接手項目后，我們會與采購人進行多輪深入溝通，明確采購目標、使用場景、預算范圍、技術參數、售后服務等關鍵要素。同時，我們會進行市場調研和法規政策梳理，確保采購需求既符合實際需要，又具備合規性和可操作性。
韋明劍：為做好采購需求代理，我們主要做好三方面工作。一是進行合規性審查，將法律法規明令禁止的內容，或者存在唯一性、排他性等條款內容向采購人提出核查意見，告知采購人可能存在的法律風險。如曾有采購人因當地供應商不繳納社會保障金而提出刪除依法繳納社會保障資金材料的要求，違反政府采購法律法規以及《中華人民共和國社會保險法》等相關規定。還有采購人在采購包含第二類和第三類醫療器械設備的救護車時，在供應商資格條件中沒有要求供應商應當取得醫療器械經營許可證，違反了政府采購法律法規以及《醫療器械監督管理條例》等相關規定。二是審查采購需求的完整性。根據政府采購有關規定，采購需求包括技術、商務要求。技術要求是指對采購標的的功能和質量要求，包括性能、材料、結構、外觀、安全，或者服務內容和標準等。商務要求是指取得采購標的的時間、地點、財務和服務要求，包括交付（實施）的時間（期限）和地點（范圍）、付款條件（進度和方式）、包裝和運輸、售后服務、保險等。如某學校采購50套臺式電腦組建成一個多媒體教室，由于經辦老師非常關注電腦主機配置要求，采購需求都是有關CPU、硬盤、主板、顯卡、聲卡的詳細參數要求，卻缺少顯示器、電源、鍵盤鼠標等參數要求，最后只采購到50臺主機。在實際實施采購過程中，我們遇到很多采購人提供的采購需求只包括技術要求，這些需求是不完整的。三是審查采購需求是否明確。很多采購人提供的采購需求中，出現類似“可”“可以”“可能”“可配”等模棱兩可的字詞，我們會跟采購人確認是否需要，若需要則建議修改為“具有”“具備”等明確詞語；如果不需要，則建議采購人刪除相關內容。
李海燕：采購需求分析并非簡單的“記錄員”工作，而是代理機構提供專業價值的起點，我們公司通常通過“三步法”來開展工作。一是深度訪談與調研，我們的項目團隊會與采購人進行多輪、深入的溝通。目的不僅是了解他們“想要什么”，更要挖掘其“為什么需要”以及“最終要解決什么業務問題”。我們會全面了解項目的背景、預算、使用環境、現有設施、后期運維要求等。二是政策符合性審查與市場調研，在理解采購人意圖的基礎上，從政府采購法規政策角度進行合規性審查。同時，會開展市場調研，了解當前技術路線、主流產品、成熟方案、市場價格水平以及潛在供應商情況，確保需求既先進又可落地。三是專業化提煉與編制，將訪談和調研結果轉化為專業、清晰、無歧義的采購需求文檔。我們會運用專業知識和經驗，將采購人的“想法”規范為技術參數、功能指標、服務標準、驗收方式等招標文件的核心要素，確保需求合法、合規、完整、明確。
段艷華：代理機構在拿到項目時，首先做的是對照《政府采購需求管理辦法》來審查需求文件的完整性和合法、合規性，通過與采購人溝通完善采購需求。從商務需求上，資格要求是否合理，是否與項目規模、復雜度匹配，交貨/服務期要求是否切合實際，首付款比例、驗收付款等條款是否公開，售后服務要求是否明確，響應時間、保修期限、內容是否具體。從技術需求上，性能、功能、參數、標準是否清晰，是否遺漏核心功能或必要配件，技術參數是否為通用標準，是否指向特定品牌、型號，過高、過低的參數是否與項目實際需要相符，評審因素是否與需求條款對應，權重設置是否合理等。在實踐中，我們還要與采購人溝通，理解項目的最終目標和背后原因。代理機構不能只做“傳聲筒”，要多問“為什么”。例如：“為什么需要這個參數？”“這個功能具體用在什么場景？”“如果達不到會有什么影響？”通過提問，幫助采購人厘清真實、核心的需求，并通過市場調研驗證需求的可行性、普遍性和市場價格水平。此外，還邀請行業技術專家提出參考意見，了解市場上有哪些主流品牌和供應商，他們的產品技術方案、商業模式如何。必要時實施需求論證，組織采購人、行業專家、潛在供應商（可選擇性參加）召開論證會。共同探討技術路線的可行性、商務條款的合理性，尋找可能存在的排他性、歧視性條款，優化需求方案。最后，將審查和分析后的需求，科學、準確地轉化為采購需求。
主持人：各位嘉賓在協助采購人做好采購需求編制方面都進行了積極的探索，形成了豐富的經驗。但要真正成為采購人的“需求伙伴”，各位認為還有哪些方面可以改進？
韓駿：目前，行業企業已經開始應用人工智能研究成果，協助開展需求調查工作。代理機構可以充分利用人工智能、大數據、區塊鏈等新一代信息技術，通過分析歷史投標信息、行業發展報告等數據信息，智能化解析行業發展趨勢、市場競爭、后期運行及備品備件等情況，自動識別排他性表述，使采購需求更加精準、更加合規、更加高效。
韋明劍：云之龍咨詢集團自主研發AI“政府采購數智化專家”，該系統的一個強大功能就是幫助采購人進行采購需求合規性審查。它能夠幫助采購人發現采購需求中存在的唯一性、排他性等歧視描述，幾秒鐘時間就能快速給出專業性的合法合規調整建議，幫助采購人有效規避采購需求合規性問題。雖然，人工智能在政府采購領域已經初見成效，但是若成長到能成為一個擁有龐大知識庫的行業專家，還需要一定時間，還需繼續提升代理機構的人工智能專業能力。
李海燕：代理機構是“輔助者和專業顧問”，不能替代采購人進行決策。目前很多代理機構是在采購人已有初步意向甚至方案后才介入，錯過了最佳需求規劃期，建議推動代理機構或專業咨詢機構更早地介入到項目的前期籌劃階段，從源頭確保采購需求科學合理。同時，專業化工具和標準化建設不足，行業缺乏統一、高效的需求調研和分析工具，以及分行業的采購需求標準范本庫。未來可以探索利用大數據、AI技術建立采購需求案例庫和知識管理系統，為需求編制提供智能輔助。另外，目前很多采購需求還停留在“買東西”階段，對于服務、工程等項目的需求，如何全面建立以目標和結果為導向的績效指標體系，并將其貫穿于采購全過程，仍需大量探索和實踐。采購需求管理是一項跨學科的復合型工作，要求從業人員既懂法律、采購流程，又懂技術、市場，還要具備出色的溝通、引導和項目管理能力。目前行業在此領域的專業人才非常稀缺。因此，無論是代理機構還是采購人單位，都需要高度重視復合型采購人才的培養和儲備。代理機構應加強內部培訓，建立專業技術團隊，采購人單位也應設置專業的采購崗位，讓具備“業務—市場—法規”三重知識體系的復合型人才來牽頭采購需求管理工作。行業協會和高校也可以探索聯合設立更專業的培訓認證體系，為行業輸送更多高質量人才。
李萍：一是強化“需求標準”建設。建議國家和省級層面能針對通用類產品、服務（如信息化系統、公車租賃等）出臺更細化、更科學的需求標準范本，為采購人和代理機構提供更具操作性的指引。二是深化“專家智囊”作用，建立更穩定、更高質量的專業咨詢專家庫，并完善專家參與需求論證的激勵機制，讓真正的行業專家能深入、持續地為復雜項目提供技術支持。三是探索“數字化”工具應用，利用大數據和人工智能技術，開發采購需求分析輔助工具，為需求編制提供數據參考和風險提示，提升工作效率。
朱珍珍：建議行業更加重視采購需求編制。同時，建議代理機構從傳統程序性服務向專業化咨詢轉型，真正成為采購人的“需求伙伴”，共同推動采購需求走向科學化、精細化。
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